Artikel Afwegingskader voor de organisatie van burgerparticipatie
Stap 1: Is het onderwerp geschikt voor participatie?
a. Hebben inwoners, bedrijven en/of maatschappelijke organisaties betrokkenheid bij, kennis over en/of ervaring met dit onderwerp?
b. Verwachtingenmanagement: is er ook wel ruimte om iets te kiezen of te vinden? Vormt bestaande wet- en regelgeving geen belemmering? Is er voldoende financiële ruimte?
Stap 2: Zijn noodzakelijke randvoorwaarden vervuld?
a. Hebben we nog voldoende tijd voor een participatietraject?
b. Is er voldoende geld en menskracht beschikbaar voor de organisatie en begeleiding van het participatietraject?
c. Kunnen we vooraf, tijdens en na afloop zorgen voor goede communicatie?
Stap 3: Wat is het doel van participatie?
Het doel van de participatie geeft richting aan de keuze voor een participatievorm.
Verhogen kwaliteit
Kies een participatievorm waarbij een goed geïnformeerde, bij voorkeur deskundige groep mensen adviezen formuleert over een plan of beleid.
Vergroten draagvlak (begrip en betrokkenheid)
Kies een participatievorm waardoor zoveel mogelijk inwoners, ondernemers en/of maatschappelijke organisaties kunnen meedenken of meedoen.
Combinatie van draagvlak vergroten en kwaliteit verhogen
Kies een combinatie van participatievormen.
Stap 4: Wie moeten erbij betrokken worden en wat zijn hun belangen?
Het is belangrijk om goed in beeld brengen wie de belanghebbenden zijn in het participatie-traject. Dit kunnen zijn: huidige bewoners, toekomstige bewoners, ondernemers, winkeliers, maatschappelijke organisaties, schoolbesturen, leerlingen en hun ouders, de buurtnetwerken, belangengroepen en ga zo maar door. Ook is het raadzaam om alvast een inschatting te maken van hun belangen bij het plan of nieuwe beleid.
Stap 5: Welk participatieniveau is geschikt en welke verantwoordelijkheid krijgen de deelnemers?
Hierbij bepaalt het gemeentebestuur welke invloed belanghebbenden kunnen hebben. Welke trede van de participatieladder is van toepassing: gaat de gemeente informeren of raadplegen, of is er sprake van adviseren, samenwerken (cocreëren), meebeslissen (of zelfs loslaten). Bij het toenemen van de verantwoordelijkheid van deelnemers en hun invloed op het proces neemt ook de verplichting toe van de gemeenteraad en het college van b&w om de resultaten mee te wegen in de besluitvorming.
Stap 6: Welke participatievorm is van toepassing?
Niet alle vormen van participatie zijn voor alle mensen geschikt. In de gebruikelijke overlegvormen komen de verbaal sterke mensen meestal meer aan het woord dan mensen die minder goed uit hun woorden komen. Laagdrempelige gesprekken op natuurlijke vindplekken bieden goede alternatieven voor jongeren, ouderen, laaggeletterden en mensen met een verstandelijke beperking. Bij de keuze van de participatievorm speelt ook de beleidsfase een rol: is er sprake van agendering, ontwikkeling, besluitvorming of evaluatie?
Stap 7: Maak een communicatie- en participatiekalender
Ieder ontwikkelingstraject heeft een eigen planning. Deze vormt de basis om te bepalen op welke momenten de gemeente met de verschillende doelgroepen communiceert en om hun inbreng vraagt. Daarbij moet voldoende tijd worden ingepland voor het verwerken van de ingebrachte ideeën en opmerkingen. Ook staat in de kalender beschreven wanneer en hoe (bijvoorbeeld via welk kanaal) de gemeente met de verschillende doelgroepen communiceert.
Stap 8: Evalueer het participatietraject na afloop
Aan het eind van het hele traject is het nodig de aanpak te evalueren. Door verbeterpunten te delen, kunnen andere medewerkers en organisaties hier hun voordeel mee doen.
