Officiele publicatie
Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen houdende regels omtrent archiefbescheiden Archiefverordening BsGW
Het Algemeen Bestuur van BsGW
Onderwerp: Vaststelling archiefverordening BsGW
Roermond, 13-12-2011
Overwegende dat het gewenst is om voor BsGW een archiefverordening vast te stellen;
Gelet op het bepaalde in artikel 40 en 41 van de Archiefwet 1995;
BESLUIT
vast te stellen de navolgende regeling betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen, de aanwijzing van de archiefruimten en het beheer van de archiefruimten.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
|
De wet: |
de Archiefwet 1995; |
|
Organen: |
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot BsGW |
|
beheerder: |
voor zover behorende tot BsGW; |
|
beheerseenheid: |
degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het orgaan, die nog niet naar de archiefruimten zijn overgebracht; |
|
informatiesysteem: |
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. |
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is vooralsnog niet aan de orde, omdat de eerste archiefbescheiden daarvoor eerst na 20 jaar beschikbaar komen.
Hoofdstuk III De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van het orgaan die nog niet naar de archiefruimten zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 9
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefruimten
Artikel 10
Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de directeur belast met het beheer van de in de archiefruimten berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 11
Hij is bevoegd om in de archiefruimten archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefruimten gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de directeur desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefruimten gesteld zich daartegen niet verzetten, is de directeur bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefruimten berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefruimten alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de directeur verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 15
Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van een ruimte waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 16
De directeur brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefruimten.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening BsGW.
Artikel 18
Deze verordening treedt in werking na bekendmaking als bedoeld in artikel 3:42 Algemene wet
bestuursrecht.
Toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archief besluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het algemeen bestuur draagt voor de archieven van het orgaan, het beheer van de archiefruimten en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefruimten overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefruimten, dat de wet aan de directeur opdraagt.
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 6
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen.
