Gemeente Meerssen | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Meerssen

1 Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.
  afdeling:
  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor een bepaald onderdeel van het gemeentelijk beleid
• b.
  administratie:
  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Meerssen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
• c.
  Financiële administratie:
  het systematisch maken en verwerken van transacties betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen teneinde te komen tot een goed inzicht in:
  • –
    de financieel-economische positie;
  • –
    het beheer van vermogenswaarden;
  • –
    de uitvoering van de begroting;
  • –
    het afwikkelen van vorderingen en schulden,
•  
  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
• d.
  administratieve organisatie:
  het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
• e.
  rechtmatigheid:
  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten, met de volgende doelen:
  • a.
    de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;
  • b.
    de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;
  • c.
    het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voor zover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële consequenties heeft);
  • d.
    ordelijk en controleerbaar financieel beheer.
• f.
  doelmatigheid:
  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
• g.
  doeltreffendheid:
  de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
• h.
  Management-controlesysteem (MCS):
  het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.
• i.
  Monitorsystemen; hieronder wordt verstaan:
  • –
    interne controle (mandatering, procedures, instructies, functiescheiding e.d.);
  • –
    het beschrijven van de processen en hetgeen daarbinnen plaatsvindt;
  • –
    de informatievoorziening, die te maken heeft met proces beheersing.

2 Begroting

Artikel 2. Programmaplan (vast onderdeel van programmabegroting)

1.

De raad stelt de programma-indeling vast.

2.

De raad stelt per programma vast:

• a.
  de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken;
• b.
  de te leveren goederen en diensten: wat gaan we daarvoor doen;
• c.
  de lasten: wat mag het kosten;
• d.
  de baten: wat zijn de opbrengsten.

3.

De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de investeringskredieten en de baten en lasten per programma.

4.

Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

5.

De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.

6.

Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Taakvelden

1.

Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de raming van de taakvelden aan de verschillende programma's.

2.

De onderverdeling van de programma's in de taakvelden staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt elk begrotingsjaar de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren. Hierin worden de bevindingen betrokken uit de rapportages van de begrotingsuitvoering betreffende het lopende jaar en eerdere jaren.

Het opstellen van een kadernota gebeurt elke jaar, voor het opstellen van de meerjarenbegroting. Met uitzondering van het eerste jaar van coalitievorming.

3 Beheersing en Interne controle

Artikel 5. Interne controle

1.

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de te leveren goederen en diensten (output) en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2.

Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt regelmatig aan een dergelijke toets onderworpen.

3.

Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

4.

De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

4 Rapportage en Verantwoording

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

1.

Het college informeert de raad door middel van minimaal 1 tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

2.

De inrichting van de tussentijdse rapportage(s) sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

3.

De rapportage(s) gaan in op afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is op de maatschappelijke effecten.

Artikel 7. Jaarstukken

1.

Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de afdelingen naar de taakvelden realisatie en naar de programmaverantwoording.

2.

Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de programmaverantwoording geeft het college aan:

• a.
  de beoogde maatschappelijke effecten: wat is bereikt
• b.
  de te leveren goederen en diensten: wat hebben we daarvoor gedaan
• c.
  de lasten: wat heeft het gekost
• d.
  de baten: wat zijn de opbrengsten

en hoe deze resultaten (a t/m d) zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

5 Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 8. Waardering en afschrijving activa

1.

Goederen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan 10.000 euro en/of een gebruiksduur korter dan 3 jaren worden niet geactiveerd, maar direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2.

De afschrijving start in het begrotingsjaar volgend op het jaar van in gebruik name of verkrijging;

3.

Op vaste activa met een beperkte levensduur wordt jaarlijks lineair afgeschreven afgestemd op de verwachte toekomstige levensduur. Hiervoor wordt verwezen naar de bijlage bij deze verordening waarin de afschrijvingstermijnen per soort actief zijn opgenomen. De Raad heeft de mogelijkheid bij raadsbesluit om een andere afschrijvingstermijn te benoemen als de in de bijlage genoemde afschrijvingstermijnen niet toereikend zijn.

4.

Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatierekening gebracht.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Voor openstaande vorderingen betreffende:

• –
  onroerende-zaakbelastingen;
• –
  hondenbelasting;
• –
  rioolheffing;
• –
  afvalstoffenheffing; en
• –
  bijstandsverstrekking,

wordt een dynamische voorziening wegens oninbaarheid aangehouden.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

1.

Het college legt om de 4 jaar aan de raad ter vaststelling een beleidsnota reserves en voorzieningen voor. Als zodanig wordt deze beleidsnota als nadere regelgeving beschouwd van deze verordening.

2.

Het college legt wijzigingen van deze beleidsnota voor aan de raad ter behandeling en vaststelling. In het betreffende raadsvoorstel wordt de reden van wijziging toegelicht met vermelding van de eventuele budgettaire consequenties van de wijziging.

Artikel 11. Kostprijsberekening

1.

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2.

Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

3.

Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het vierde en vijfde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

4.

Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten op basis van de verdeelsleutels in lid 3 genoemd.

5.

Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend op basis van verdeelsleutels in lid 3 genoemd.

6.

Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen zoals bepaald overeenkomstig het zevende lid.

7.

Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente voor de kostprijsberekening als bedoeld in het zevende lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. De hoogte van het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt bepaald aan de hand van de bij de begroting geraamde rentekosten als percentage van de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten.

8.

In afwijking van het zesde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

9.

In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningportefeuille.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

1.

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

2.

Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

3.

Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4.

Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

• a.
  leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
• b.
  een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
• c.
  een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
• d.
  een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
• e.
  een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
• f.
  een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
• g.
  een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffingen, de afvalstoffenheffing en leges.

Artikel 14. Financiering

1.

Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die het hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

2.

Het college legt wijzigingen van het treasurystatuut een keer in de 4 jaar voor aan de raad ter behandeling en vaststelling.

Artikel 15. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1.
  de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
• 2.
  de uitgangspunten voor het strategisch verwerven van gronden;
• 3.
  de uitgangspunten voor de verkoop van reststroken en snippergroen;
• 4.
  de uitgangspunten voor de te hanteren verkoopprijzen;
• 5.
  de uitgangspunten voor de te hanteren erfpachtcanon in geval van uitgifte van gronden in erfpacht en van het verhuren van onroerende zaken;
• 6.
  in de jaarstukken een overzicht op te nemen van de besluiten tot aankoop cq. verkoop cq. verhuur cq. erfpacht van onroerende goed in enig jaar.

6 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1.
  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
• 2.
  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
• 3.
  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
• 4.
  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
• 5.
  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
• 6.
  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• 1.
  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

2.

een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

3.

de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

4.

de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

5.

de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

6.

de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

7.

het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

8.

het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

9.

en het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

7 Slotbepalingen

Artikel 18. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 30 september 2018.

Hierbij vervalt de verordening van 1 januari 2008 met de titel “Financiële verordening gemeente Meerssen 2008”.

Alsmede vervalt de Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële organisatie en van het beheer van geldmiddelen van de gemeente Meerssen van 1 januari 2008.

Artikel 19. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Meerssen 2018".