Artikel Leidraad voor communicatie en participatie bij initiatieven in de leefomgeving
Deze leidraad is geen blauwdruk, maar helpt initiatiefnemers tot een goede communicatie- en participatieaanpak te komen.
Op grond van de Omgevingswet zijn initiatiefnemers voor plannen of activiteiten in de leefomgeving zelf verantwoordelijkheid voor de communicatie met omwonenden en andere belanghebbenden. De gemeente kan zelf initiatiefnemer zijn, maar dat kan ook een inwoner zijn, of een projectontwikkelaar.
Overleg vooraf voorkomt bezwaren achteraf
Open en heldere communicatie met omwonenden en andere belanghebbenden vergroot de kans op steun en kan tot betere plannen leiden. Vooraf betrekken betekent minder bezwaren achteraf. De gemeente weegt bij de besluitvorming de belangen van alle belanghebbenden.
Hoe organiseer je participatie?
Plannen en projecten verschillen van elkaar. Er is dus geen vaste manier om participatie te organiseren. Uiteindelijk bepaal je als initiatiefnemer zelf hoe je het aanpakt. Een aantal stappen die je zou kunnen doorlopen zijn:
Stap 1 - Breng in beeld
Breng alle belanghebbenden in beeld zodat je weet wie er betrokken moeten worden. Maak onderscheid tussen belanghebbenden die direct betrokken zijn en mensen die minder betrokken zijn. Breng daarnaast de relevante wet- en regelgeving in beeld om te weten waaraan het plan moet voldoen. De gemeente kan je hierbij helpen.
Stap 2 - Ga in gesprek en maak goede afspraken over het vervolg
Leg contact met alle belanghebbenden. Doe dit in één of meerdere gesprekken. Geef duidelijk aan wat je plan precies is en wat het doel is van het gesprek. Vat aan het einde van het gesprek de reacties samen (conclusie). Geeft aan wat je met de reacties gaat doen, wat de vervolgstappen zijn en wanneer de mensen waarmee je het gesprek heeft gevoerd weer van je horen.
Stap 3 - Werk uit en toets
Zet alle reacties en conclusies voor jezelf op een rijtje. Zijn er knelpunten? Denk na of er alternatieven zijn die het draagvlak voor je plan vergroten. Werk het aanvankelijke plan vervolgens uit in een conceptplan. Beschrijf in een participatieverslag wat je met de opgehaalde ideeën en belangen hebt gedaan. Laat het conceptplan en participatieverslag aan de mensen met wie je eerder gesproken hebt lezen en verwerk eventuele opmerkingen. Zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van het definitieve plan.
Stap 4 - Dien aanvraag in bij gemeente
Dien het definitieve plan en de aanvraag voor een omgevingsvergunning in en voeg het participatieverslag toe.
Wat is de rol van de gemeente?
De gemeente kan je adviseren voor en tijdens het proces. Een toegewezen contactpersoon bij de gemeente kan samen met jou nadenken over bijvoorbeeld het in beeld brengen van belanghebbenden en de relevante wet- en regelgeving. Soms is de gemeente ook zelf een belanghebbende en dus een deelnemer in het participatietraject. Dit is bijvoorbeeld het geval als het initiatief invloed heeft op belangrijke doelstellingen van de gemeente (denk aan onderwerpen als duurzaamheid, verkeer of werkgelegenheid).
Wat doet de gemeente bij de besluitvorming met de opbrengst van het participatietraject?
Het college van burgemeester en wethouders beslist of de omgevingsvergunning kan worden verleend of niet. Hierbij betrekt het college naast de inhoud van het plan ook het participatieverslag. Het college leest in het verslag met welke belanghebbenden je het gesprek hebt gevoerd en hoe je dat hebt gedaan. Van de gemeente krijg je bericht of de vergunning wordt verleend en hoe dat besluit tot stand is gekomen.
Uitvoering initiatief
Als je het plan gaat uitvoeren, is het raadzaam om de omwonenden regelmatig te informeren over de voortgang. Dit kan bijvoorbeeld via een email, (digitale) bewonersbrief of een bijeenkomst. Laat hen ook weten hoe ze het beste contact kunnen opnemen als ze hinder ondervonden.
