Gemeente Meerssen | Handvatten voor het inrichten van een participatietraject

Artikel Handvatten voor het inrichten van een participatietraject

Een participatietraject doorloopt een aantal fases:

1. opstellen kaderstellende of startnotitie (ontwikkelen nieuw beleid, plan of project)

2. opstellen communicatie- en participatieplan

3. bekendmaken plan inclusief participatietraject

4. uitvoeren participatietraject

5. opstellen eindverslag en advisering aan het bestuursorgaan

6. terugkoppeling naar de participanten met verduidelijking van de afwegingen

7. in betreffend geval geval: formele inspraakprocedure

8. terugkoppeling naar insprekers met verduidelijking van de afwegingen

9. bekendmaking eindresultaat

10. evaluatie (inclusief conclusies en aanbevelingen ter verbetering)

 

Communicatie- en participatieparagraaf ter informatie naar de gemeenteraad

In elke kaderstellende of startnotitie en in elk projectplan wordt in een communicatie- en participatieparagraaf de keuze van een participatiemodel en de keuze van de mate van participatie voor instemming voorgelegd aan het college van b&w. In de paragraaf wordt ook aangegeven of er na participatie nog sprake is van formele inspraak. Bij participatie over beleid, grote plannen en projecten wordt de communicatie- en participatieparagraaf via een raadsinformatiebrief ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

Als er geen participatie plaatsvindt bij grote plannen of projecten

Indien het college van b&w bij grote plannen of projecten besluit om af te zien van participatie, staat dit met redenen omkleed eveneens beschreven in de communicatie- en participatieparagraaf. Het besluit om af te zien van participatie wordt via een raadsinformatiebrief ter kennis gebracht van de gemeenteraad. In de communicatie- en participatieparagraaf komen in hoofdlijnen aan de orde:

  • wie de belanghebbenden zijn;
  • of participatie wettelijk verplicht is;
  • welke trede van de participatieladder het college kiest;
  • of een uitgebreid communicatie- en participatieplan nodig is en wanneer dit klaar zal zijn;
  • de beoogde start- en einddatum van de participatie;
  • of advisering nodig is van de Adviesraad Sociaal Domein, de Buurtnetwerken, Stichting Duurzaam Meerssen of het Groenplatform;
  • of na afronding van het participatietraject nog formele inspraak nodig is op het concept-plan.

Communicatie- en participatiekalender

Na vaststelling van de kaderstellende of startnotitie wordt (indien het college dit bij de vaststelling aangeeft) een communicatie- en participatieplan gemaakt. Een aantal belangrijke zaken die in het communicatie- en participatieplan aan de orde komen:

  • doelstelling waaruit de waarde van het participatietraject blijkt;
  • de rol en positie van de participanten in het participatietraject;
  • bij wie de verantwoordelijkheid voor het participatietraject wordt gelegd;
  • wie er deelnemen aan het participatietraject;
  • de trede op de participatieladder (eventueel per fase van het participatietraject);
  • de financiële randvoorwaarden en verantwoordelijkheden;
  • een communicatieaanpak per fase van het participatietraject;
  • werkvormen en organisatie van het participatietraject, inclusief procesafspraken met alle participanten. (Denk aan: hoeveel bijeenkomsten, werkwijze, verslaglegging);
  • verantwoordelijkheid en rolverdeling bij de uitvoering van het participatietraject op alle onderdelen: inhoud, voorzitterschap tijdens bijeenkomsten, communicatie, rol van projectleiding, bestuursorganen enzovoort;
  • de tijdsplanning;
  • invulling van de onafhankelijke ondersteuning voor participanten (bijv. budget),
  • afspraken over reactietermijnen voor de participanten en eventuele formele of wettelijk verplichte besluitvorming,
  • het moment waarop het participatietraject eindigt en de manier waarop participanten er daarna bij betrokken blijven. Denk aan (interim-)beheer en het recht op inbreng of controle tijdens de uitvoering van het plan of beleid.

Tussentijdse evaluatie

Bij iedere stap in het proces wordt vastgesteld of bijstelling van het communicatie- en participatieplan nodig is. Klopt de planning nog? Zijn er nieuwe actoren? Zijn er andere middelen nodig?

Bekendmaking

Nadat een besluit over het starten van een participatietraject is genomen, zorgt de verantwoordelijke medewerker voor een officiële mededeling via het elektronische Gemeenteblad en een mededeling van het besluit op de gemeentepagina in het plaatselijke huis-aan-huisblad.

Eindverslag

Ter afronding van de participatie maakt het bestuursorgaan een eindverslag. In het eindverslag worden opgenomen: een overzicht van de gevolgde procedure, een weergave van de inbreng van degenen die hebben deelgenomen aan het participatietraject en een overzicht van de afspraken die op basis van het participatietraject zijn gemaakt. Indien het participatietraject het karakter heeft van raadplegen, adviseren of cocreëren geeft de gemeente een inhoudelijke reactie op de inbreng. Daarbij wordt met redenen omkleed aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van het beleidsvoornemen of plan wordt overgegaan. Het verslag maakt deel uit van het voorstel dat ter besluitvorming wordt aangeboden en wordt op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

Evaluatie

Elk participatietraject wordt standaard geëvalueerd. Door verbeterpunten te delen, kunnen andere medewerkers en organisaties hier hun voordeel mee doen.