Officiele publicatie

Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen van de gemeente Meerssen 2016

Behoort bij raadsvoorstel 16-Presidium-01 Herziening Reglement Presidium, Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkwijze Raad en Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen van de gemeente Meerssen 2016.

de Raad van de gemeente Meerssen;

overwegende dat er behoefte is aan een efficiënte werkwijze met betrekking tot de vergaderstructuur en advisering ten behoeve van de Raad;

besluit

vast te stellen het volgende Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. raadsadviesvergaderingen:

dit zijn verkennende bijeenkomsten gericht op informeren, initiëren van argumenten/standpunten en vragen stellen met betrekking tot de agenda van de komende raadsvergadering dan wel over andere actuele zaken;

b. een raadsadviesvergadering kan worden belegd ter behandeling van zaken de portefeuilles betreffende van de burgemeester en/of loco-burgemeester;

c. een raadsadviesvergadering kan daarnaast worden belegd ter behandeling van zaken de portefeuilles van overige wethouders betreffende;

d. samengevoegde raadsadviesvergadering:

twee raadsadviesvergaderingen als bedoeld onder b en c bijeen;

e. lid:

lid van een raadsadviesvergadering zijnde een door de raadsfractie aangewezen raadslid dan wel een burgerlid;

f. voorzitter:

voorzitter van een raadsadviesvergadering of diens vervanger, niet zijnde lid, en aan te wijzen vanuit en door de Raad;

g. secretaris:

ambtelijk secretaris van een raadadviesvergadering of diens vervanger aan te wijzen door de griffier;

h. griffier:

griffier van de Raad of diens vervanger.

Artikel 2. Taken

Een raadsadviesvergadering heeft de volgende taken:

  • a.
    het uitbrengen van verslag dan wel advies aan de Raad over een behandeld bestuurlijk voorstel of onderwerp;
  • b.
    het uitbrengen van advies aan de Raad uit eigen beweging;
  • c.
    het voeren van overleg met het college of de burgemeester over door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 3. Samenstelling

1.

Elk raadslid is lid van tenminste één raadsadviesvergadering;

2.

Een lid kan zowel raadslid als burgerlid zijn;

3.

Elke raadsfractie kan maximaal twee burgerleden aanwijzen die voor de fractie lid zijn van een raadsadviesvergadering;

4.

Er worden geen plaatsvervangende leden benoemd.

Artikel 4. Taken Voorzitter

De voorzitter en zijn plaatsvervanger zijn belast met:

  • a.
    het leiden van de vergadering;
  • b.
    het handhaven van de orde;
  • c.
    het naleven van deze verordening;
  • d.
    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1.

De Raad benoemt voor iedere Raadsadviesvergadering uit de Raad een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter;

2.

De zittingsperiode van een lid en de voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de Raad;

3.

De gemeenteraad kan de voorzitter ontslaan;

4.

Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de Raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd;

5.

Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de Raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 6. Aanwezigheid/deelname wethouders, burgemeester en gemeentesecretaris

1.

De wethouders en/of de burgemeester zijn aanwezig in de raadsadviesvergadering waarin onderwerpen betreffende hun portefeuille behandeld worden. Zij kunnen worden bijgestaan door beleidsambtenaren;

2.

De voorzitter kan de gemeentesecretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn;

3.

De voorzitter kan de gemeentesecretaris uitnodigen in de vergadering aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 7. Vergaderfrequentie

1.

Het presidium stelt jaarlijks een vergaderschema voor de raadsadviesvergadering vast.

In de regel vinden de vergaderingen van de raadsadviesvergaderingen plaats op de woensdag respectievelijk de donderdag van de week die ligt 2 weken voorafgaand aan de datum van de raadsvergadering;

2.

De raadsadviesvergaderingen vangen aan om 19.00 uur en vinden plaats in de bedrijfskantine van het gemeentehuis;

3.

In bijzondere gevallen kan de vergadering een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 8. Oproep

1.

De voorzitter zendt ten minste een week voor een vergadering de leden een schriftelijke/digitale oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering;

2.

De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke/digitale oproep aan de leden verzonden.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

1.

De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke/digitale oproep openbaar bekend gemaakt;

2.

De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.
    de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;
  • b.
    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de eventueel daarbij behorende stukken kan inzien;
  • c.
    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht.

Artikel 10. Vragen stellen door leden van de Raad

Het doel is de leden van de Raad te voorzien van aanvullende informatie.

Deze informatie kan betrekking hebben op onderwerpen die in eerstkomende raadsvergadering dan wel in raadsadviesvergaderingen worden behandeld.

1.

in elke raadsadviesvergadering is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen voor leden van de Raad, c.q. de burgerleden. Er is geen voorafgaande aanmelding nodig;

2.

het lid van de Raad, c.q. burgerlid dat tijdens de raadsadviesvergadering vragen wil stellen, doet dit bij het daarvoor in aanmerking komende agendapunt. De voorzitter van de raadsadviesvergadering kan zonodig vragen buiten behandeling laten indien het onderwerp niet voldoende nauwkeurig wordt aangegeven, geen of te weinig rechtstreeks verband houdt met de raadsagenda of thema’s van raadsverkenningen dan wel raadsconferenties, betrekking heeft op personen of gedragingen waarover een klacht kan worden ingediend;

3.

de voorzitter van de raadsadviesvergadering bepaalt zonodig per onderwerp de spreektijd van de vragensteller respectievelijk beantwoorder;

4.

per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan de aanwezige leden van het college te stellen en een toelichting daarop te geven;

5.

na de beantwoording door het lid van het college krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen;

6.

vervolgens kan de voorzitter aan andere leden van de Raad het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het lid van het college ter nadere verduidelijking vragen te stellen over hetzelfde onderwerp;

7.

tijdens het vragen stellen kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

Artikel 11. Spreekrecht voor burgers

Het doel van dit spreekrecht is om de dialoog tussen burgers en de Raad respectievelijk het College tijdens raadsadviesvergaderingen in volle omgang en openheid te bevorderen en zodoende de leden van de Raad via het stellen van vragen desgewenst te voorzien van aanvullende informatie. Deze informatie heeft betrekking op onderwerpen die in eerstkomende raads(advies)vergadering worden behandeld.

1.

Burgers kunnen voorafgaand aan elke raadsadviesvergadering verzoeken om het woord te mogen voeren over onderwerpen die zijn geagendeerd voor de eerstkomende raadsvergadering dan wel raadsadviesvergadering;

2.

De burger die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit voor de aanvang van de raadsadviesvergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren;

3.

De griffier meldt het onderwerp waarvoor spreekrecht wordt verzocht bij de voorzitter van de raadsadviesvergadering en deze kan weigeren een aangemeld onderwerp dat door burgers niet voldoende nauwkeurig is aangegeven of geen of te weinig verband houdt met de geagendeerde punten aan de orde te stellen.

4.

Na de opening van de vergadering kunnen aanwezige burgers maximaal en in totaal gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren in de vergadering over geagendeerde onderwerpen;

5.

Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.
    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
  • b.
    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
  • c.
    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
  • d.
    niet-geagendeerde zaken.
6.

De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering;

7.

Elke spreker krijgt in beginsel ten hoogste vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

8.

De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers aan de raadsadviesvergadering.

Artikel 12. Verslaglegging

1.

De secretaris draagt zorg voor een samengevatte verslaglegging van de vergadering.

De verslaglegging bevat tenminste:

  • a.
    een presentielijst;
  • b.
    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
  • c.
    een zakelijke korte samenvatting van het besprokene;
  • d.
    een samenvatting van het advies aan de Raad indien dit aan de orde is;
2.

Op de website vindt publicatie plaats van de verslagen van raadsadviesvergaderingen.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

1.

De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadsadviesvergadering anders beslist;

2.

Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten;

3.

Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel;

4.

Bij de bepaling hoeveel maal een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

1.

De raadsadviesvergadering kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging;

2.

Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

De gemeenteraad van Meerssen, aldus vastgesteld in de vergadering van 13 oktober 2016
De griffier,
De voorzitter,