Officiele publicatie

Verordening op de rekenkamercommissie Meerssen 2016

Gelet op artikel 81 oa lid 1 van de Gemeentewet op grond waarvan de Raad bij verordening regels vast dient te stellen voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie indien geen rekenkamer is ingesteld als bedoeld in hoofdstuk IVa van de wet;

Overwegende dat de gemeente Meerssen reeds vanaf 2005 met 5 andere gemeenten samenwerkt in verband met het verrichten van onafhankelijk onderzoek door een regionale rekenkamercommissie en dat laatstelijk bij besluit van de Raad van de gemeente Meerssen d.d. 9-2-2012 een Verordening op de rekenkamercommissie werd vastgesteld;

Dat deze verordening op grond van de opgedane ervaring dient te worden geactualiseerd met name om te voorzien in een regeling van de kosten van vooronderzoek alsmede ter opheffing van enkele redactionele - / administratiefrechtelijke tekortkomingen;

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. wet:

Gemeentewet;

b. Rekenkamercommissie:

de rekenkamercommissie die via een personele unie werkzaamheden verricht voor de gemeenten Beek, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth en Valkenburg aan de Geul;

c. Voorzitter:

voorzitter van de rekenkamercommissie;

d. College:

college van burgemeester en wethouders;

e. Personele unie:

het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Beek, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth en Valkenburg aan de Geul waarin is afgesproken om de rekenkamercommissies via een benoeming van dezelfde leden en secretaris in de commissie voor iedere deelnemende gemeente in stand te houden.

Artikel 2 Rekenkamercommissie

1.

Er is een regionale rekenkamercommissie die door de Raad van elke deelnemende gemeente wordt ingesteld op basis van artikel 81 oa van de Gemeentewet en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie;

2.

De rekenkamercommissie bestaat uit 3 leden inclusief de voorzitter.

Artikel 3 Benoeming leden

1.

De Raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie uitsluitend uit externe deskundigen zonder enigerlei binding met de deelnemende gemeenten;

2.

De leden worden ingaande 1 juli 2016 benoemd voor een periode van vier jaar;

3.

De rekenkamercommissie benoemt uit haar midden de voorzitter. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de secretaris. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt de door de rekenkamercommissie aangewezen plaatsvervangend voorzitter op als voorzitter.

Artikel 4 Eed / verklaring en belofte

Ten aanzien van de leden is artikel 81g van de wet van overeenkomstige toepassing. De eed of verklaring/ belofte wordt door de leden van de aantredende rekenkamercommissie afgelegd in een raadsvergadering ten overstaan van de voorzitter van de gemeenteraad.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit, alsmede tijdelijk terugtreden

1.

De Raad ontslaat de leden of stelt hen op non-actief;

2.

Het lidmaatschap van een lid eindigt in ieder geval

  • a.
    op eigen verzoek;
  • b.
    bij de aanvaarding van een functie die, conform artikel 81oa, lid 3 van de wet, onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;
  • c.
    wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
  • d.
    indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;
3.

De leden van de rekenkamercommissie kunnen door de Raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen;

4.

Indien de gemeenteraad vindt dat in het kader van een specifiek onderzoek sprake is of kan zijn van belangenverstrengeling, kan hij de rekenkamercommissie verzoeken het desbetreffende lid tijdelijk voor dat bepaalde onderzoek terug te laten treden.

Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de rekenkamercommissie

1.

De leden van de rekenkamercommissie ontvangen een vergoeding voor het doen van (voor)onderzoek. De omvang van deze vergoeding wordt vastgesteld door of namens de gemeenteraden in de personele unie;

2.

De vergoeding genoemd in het eerste lid komt ten laste van het budget dat de Raad op grond van artikel 12, lid 3 beschikbaar heeft gesteld ten behoeve van de rekenkamercommissie.

Artikel 7 Secretaris

1.

De Raad benoemt de (ambtelijk) secretaris in overleg met de rekenkamercommissie;

2.

De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde;

3.

De secretaris draagt daarnaast zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers;

4.

De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de voorzitter van rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht;

5.

Het formele werkgeverschap van de secretaris, waar het gaat om onderzoekswerkzaamheden die verricht worden voor Meerssen, ligt in handen van de Raad van Meerssen. Hij kan de contactfunctie en de coördinatie van de medewerking bij te verrichten onderzoekswerkzaamheden in handen van de griffier neerleggen;

De coördinatie van het werkgeverschap, waar het gaat om de dagelijkse aspecten uit de werkgevers- en procesaansturing (zoals het gebruik maken van een rechtspositieregeling, het bijhouden van verlof e.d.), ligt in handen van de Raad van de gemeente Valkenburg aan de Geul. Hij kan de uitvoering daarvan bij de griffier leggen;

6.

De secretaris werkt van huis uit en ontvangt daarvoor een vaste vergoeding. De omvang van deze vergoeding wordt vastgesteld door of namens de gemeenteraden in de personele unie.

Artikel 8 Reglement van orde

De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling ter kennisneming naar de Raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 9 Toetreden en uittreden

1.

Indien één van de gemeenten Beek, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth of Valkenburg aan de Geul wil uittreden uit de personele unie van de rekenkamercommissie gelden de volgende bepalingen:

  • a.
    Tenminste één jaar voor het feitelijk uittreden maakt de uittredende gemeente haar uittreden kenbaar aan de overige gemeenten in de personele unie;
  • b.
    In het eerste jaar van uittreden is de uittredende gemeente zijn volledige aandeel in de instandhoudingskosten van de rekenkamercommissie verschuldigd. De omvang van dat bedrag wordt gebaseerd op het aandeel van de uittredende gemeente in de instandhoudingskosten in het jaar voorafgaande aan de uittreding;
  • c.
    In het tweede jaar van uittreding is de uittredende gemeente twee/derde deel van zijn aandeel in de instandhoudingskosten van de rekenkamercommissie verschuldigd. De omvang van dat bedrag wordt gebaseerd op het aandeel van de uittredende gemeente in de instandhoudingskosten in het jaar voorafgaande aan de uittreding;
  • d.
    In het derde jaar van uittreding is de uittredende gemeente een/derde deel van zijn aandeel in de instandhoudingskosten van de rekenkamercommissie verschuldigd. De omvang van dat bedrag wordt gebaseerd op het aandeel van de uittredende gemeente in de instandhoudingskosten in het jaar voorafgaande aan de uittreding;
  • e.
    Vanaf het vierde jaar van uittreding is de uittredende gemeente geen bijdrage meer verschuldigd;
  • f.
    Naast de uittredingskosten als opgenomen in de bepalingen b t/m e van lid 1 van dit artikel, betaalt de uittredende gemeente een vergoeding aan de overige gemeenten voor de loonsomkosten (inclusief eventuele pensioen- en/of wachtgeldkosten). Deze vergoeding is gelijk aan het deel in de loonsomkosten waarvoor die gemeenten ten tijde van het laatste jaar van deelname werd aangeslagen en wel over de periode dat de overige gemeenten loonsomkosten (inclusief pensioen- en of wachtgeldkosten c.q. -plichten) hebben voor de op het moment van opzegging in dienst zijnde secretaris;
2.

Op een verzoek van een gemeente om toe te treden tot de personele unie van de rekenkamercommissie wordt een besluit genomen door de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten;

3.

De bepalingen van deze verordening zijn, voor zover het betreft de instandhouding, van toepassing op een toetredende gemeente;

4.

De toetredende gemeente is een eenmalige vergoeding verschuldigd van € 5.000;

Artikel 10 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

1.

De rekenkamercommissie bepaalt jaarlijks per deelnemende gemeente de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast;

2.

De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de Raad verstuurd;

3.

De Raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de Raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de Raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 11 Werkwijze

1.

De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet;

2.

De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de Raad tussentijds te informeren;

3.

De rekenkamercommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het college te onderzoeken, voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht;

4.

Het college verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht;

5.

Het college verstrekt desgevraagd aan de rekenkamercommissie de controleprogramma’s van hen die met controles belast zijn en licht haar volledig in omtrent de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de rekenkamercommissie aan te geven wijze;

6.

Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het derde lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert;

7.

De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de wet verstrekt desgevraagd aan de rekenkamercommissie controleprogramma’s en licht haar volledig in omtrent de resultaten van zijn controles door overlegging van rapporten of op andere door de rekenkamercommissie aan te geven wijze;

8.

De rekenkamercommissie is bevoegd, indien en voor zover de gemeente uit anderen hoofde over deze bevoegdheid beschikt of daartoe toestemming heeft van de betrokken instellingen, ten aanzien van de volgende instellingen en over de daarbij genoemde periode, op de wijze als in de vorige leden van dit artikel bepaald, onderzoek te doen bij:

  • a.
    openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijk regelingen waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling;
  • b.
    naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;
  • c.
    andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening over garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft;
9.

De rekenkamercommissie is bevoegd collegeleden, raadsleden, ambtenaren, externe deskundigen, bestuurders en medewerkers van instellingen als bedoeld in lid 8, uit te nodigen tot het geven van toelichtingen of het anderszins bijwonen van een vergadering;

10.

De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek;

11.

De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de Raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken;

12.

De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen;

13.

Voor de uitvoering van een onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen;

14.

De rekenkamercommissie stelt betrokkene(n) in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, te reageren op de weergave van de feitelijke informatie (concept eindrapport zonder conclusies en aanbevelingen) zoals die door betrokkene(n) is/zijn verstrekt, informatie die verkregen is buiten betrokkene(n) om en op de gevolgtrekkingen door onderzoekers die de betrokkene(n) betreffen, alvorens aan opdrachtgever wordt gerapporteerd. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie voorts als betrokkenen worden aangemerkt;

15.

Na vaststelling door de rekenkamercommissie wordt het onderzoeksrapport inclusief de conclusies en aanbevelingen zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de Raad aangeboden.

Artikel 12 Budget

1.

De rekenkamercommissie biedt jaarlijks, tijdig voor de in artikel 191 van de wet bedoelde vaststelling van de programmabegroting, de Raad een onderzoeksprogramma aan en een ontwerp voor de begroting met toelichting;

2.

De Raad stelt jaarlijks in zijn programmabegroting een budget beschikbaar voor de instandhoudingkosten van de rekenkamercommissie. Het budget voor de instandhoudingkosten wordt naar rato van het aantal inwoners per 1 januari van het voorafgaande jaar verdeeld over de gemeenten die hebben besloten deel te nemen aan de samenwerking in de vorm van een personele unie van de rekenkamercommissie. Ten laste van het budget voor de instandhoudingkosten worden gebracht:

  • a.
    de salariskosten van de (ambtelijk) secretaris;
  • b.
    de kosten voor de faciliteiten van de rekenkamercommissie;
  • c.
    de kosten voor opleiding en training;
3.

De Raad regelt in zijn programmabegroting welk budget hij beschikbaar stelt voor onderzoekskosten van de rekenkamercommissie. Ten laste van het budget voor onderzoekskosten worden gebracht:

  • a.
    de vergoeding aan de leden voor het zelf uitvoeren van (voor)onderzoek neerkomende op een vergoeding van € 75,00 per uur;
  • b.
    de kosten van vooronderzoek ten behoeve van de formulering van een onderzoeksopdracht;
  • c.
    de vergoeding aan externe deskundigen die door de rekenkamercommissie – na mededeling daaromtrent aan de Raad – zijn ingeschakeld;
4.

Het begrotingsjaar is het kalenderjaar;

5.

Indien de begroting of een besluit tot wijziging daarvan niet is goedgekeurd, behoeft de rekenkamercommissie tot het aangaan van verplichtingen de toestemming van de Raad;

6.

De rekenkamercommissie legt jaarlijks, tijdig voor de in artikel 198 van de wet bedoelde vaststelling van de jaarrekening, aan de Raad over elk begrotingsjaar verantwoording af, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag.

Artikel 13 Aansprakelijkheid

De leden van de rekenkamercommissie worden door de gemeenten Beek, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth en Valkenburg aan de Geul gevrijwaard tegen alle aanspraken van derden die direct of indirect, middellijk of onmiddellijk uit de uitvoering van de functie als lid van de rekenkamercommissie voortvloeien. De leden van de rekenkamercommissie zijn alleen aansprakelijk voor eventuele schade tijdens de uitvoering van een onderzoek indien er sprake is van opzet en/of grove schuld van de leden van de rekenkamercommissie zelf.

Artikel 14 Intrekking

De door de Raad van de gemeente Meerssen bij besluit van 9-2-2012 vastgestelde verordening op de rekenkamercommissie 2012 wordt ingetrokken per 1 juli 2016;

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 juli 2016.

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de rekenkamercommissie voor de gemeenten Beek, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth en Valkenburg aan de Geul 2016.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Meerssen in zijn vergadering van 8 september 2016.
De voorzitter,
De griffier,