Terug
Snelzoeken

Officiele publicatie

Verordening Auditcommissie 2017

De Raad van de gemeente Meerssen; gezien het voorstel van het Presidium d.d. 13 oktober 2017.

Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet waarin is opgenomen dat de Raad raadscommissies kan instellen.

Gelet op artikel 83 van de Gemeentewet waarin is opgenomen dat de Raad bestuurscommissies kan instellen.

Gelet op zijn besluit d.d. 19-04-2007 op grond waarvan door de Raad werd vastgesteld de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Meerssen.


Gelet op het feit dat in de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole in artikel 4, lid 3 is geregeld dat periodiek (afstemmings-)overleg plaatsvindt tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Daarbij moet worden gedacht aan een vertegenwoordiger uit de Raad (bijvoorbeeld de Auditcommissie), de rekenkamerfunctie, de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering.

Besluit:

  • 1.
    Vast te stellen de navolgende Verordening Auditcommissie 2017;

Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie ex. artikel 82 en 83 gemeentewet, genaamd Auditcommissie.

Artikel 2 Taken van de Auditcommissie

1.

De Auditcommissie is belast met:

  • a.
    De voorbereiding van de besluitvorming van de Raad aangaande:
    • i.
      Het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;
    • ii.
      De aanwijzing op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening van, alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;
  • b.
    Het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;
  • c.
    Periodiek overleg met de accountant;
  • d.
    Evalueren van het functioneren van de accountant in samenspraak met de ambtelijke organisatie en het College van B&W;
  • e.
    Het kennisnemen van - en bepalen van een standpunt over -tussentijdse rapportages (de managementletter) en andere verslagen van de accountant;
  • f.
    Het bepalen van een standpunt over verslagen van periodieke onderzoeken van het college en follow-up door het college (art 213a Gemeentewet);
  • g.
    Het door de Raad gemandateerd verstrekken van opdrachten e.d. aan de accountant tot een maximaal bedrag van €10.000,- per jaar;
  • h.
    De voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;
  • i.
    De afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.
2.

De Auditcommissie bevordert dat: onderzoeken van de accountant, de Rekenkamer en de in het eerste lid onder f. bedoelde onderzoeken van het College op elkaar worden afgestemd.

Artikel 3 Samenstelling

1.

De Auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden waarvan maximaal één raadslid per fractie, die door de Raad worden benoemd.

Indien de raad bestaat uit minder dan vier fracties waardoor het minimum aantal van vier leden niet wordt behaald, kan afgeweken worden van voorgenoemde afvaardiging van maximum één raadslid per fractie.

2.

De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadlidmaatschap.

3.

De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

4.

Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5.

Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid bedoelde minimum is gekomen voorziet de Raad onverwijld in de ontstane vacature.

Artikel 4 Ondersteuning

1.

De Griffie is verantwoordelijk voor het secretariaat van de Auditcommissie.

2.

De leden van de Auditcommissie kunnen gebruik maken van scholingsfaciliteiten die zijn toegespitst op de taken van de Auditcommissie. De hieruit voortvloeiende kosten worden bekostigd uit het raadsbudget.

Artikel 5 Vergaderingen

1.

De Auditcommissie plant bij aanvang van elk kalenderjaar vergaderdata voor het betreffende jaar. Voor het overige vergadert de Auditcommissie zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2.

De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

3.

De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

4.

De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken als ook de besluitenlijsten worden ter kennis gebracht aan de raadsleden en adviseurs van de Auditcommissie.

Artikel 6 Besluitvorming

1.

Besluiten van de Auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2.

De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3.

Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4.

Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7 Bevoegdheden

1.

De Auditcommissie is bevoegd aan de Raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de Raad te nemen besluiten.

2.

In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het College, de gemeentelijke Rekenkamer, en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.

3.

De Auditcommissie is bevoegd te besluiten dat de gemeente een externe deskundige opdraagt de commissie van advies te dienen.

4.

De Auditcommissie is bevoegd, na besluitvorming door de raad, de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.

Artikel 8 Uitnodiging bijwonen vergaderingen

De Auditcommissie is bevoegd om leden van het College, de gemeentelijke Rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

Het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering ontvangt als vaste adviseur standaard een uitnodiging voor vergaderingen van de Auditcommissie.

Artikel 9 Besloten vergaderingen

De vergaderingen van de Auditcommissie vinden achter gesloten deuren plaats.

Artikel 10 Geheimhouding

1.

De Auditcommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de Auditcommissie haar opheft.

2.

Indien de Auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de Raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de Raad haar opheft.

3.

Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het College en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de Auditcommissie overlegt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de Gemeenteraad haar opheft.

4.

De Auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het College, aan de Raad of de leden van de Raad overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.

5.

Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de Auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de Auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de Auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie 2017.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking.

Toelichting Verordening Auditcommissie

Artikel 2

De Auditcommissie (AC) is een hulpmiddel voor de Raad om meer structuur aan te brengen in de controlefunctie. Het doel van de AC is om de Raad te assisteren in zijn controlerende, toezichthoudende functie. De AC houdt zich bezig met ‘toezicht houden op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages’ en ‘onderhouden van contact met de accountant’. Om de AC stevig te positioneren en herkenbaar neer te zetten is het belangrijk dat er een vastomlijnde structuur ontstaat rondom de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de AC.

Artikel 3

Om de rol van adviseur voor de Raad te kunnen vervullen, is het van belang dat de leden van de AC onafhankelijk zijn van het dagelijks bestuur en management van de gemeente. De AC bestaat uit een representatieve vertegenwoordiging vanuit verschillende fracties. Voordeel daarvan is draagvlak in de Raad en eenzelfde wijze van informatieverstrekking bij de fracties.

De leden van de AC zijn tevens raadslid. Omdat gekozen wordt voor een commissie conform artikel 83 Gemeentewet is het niet mogelijk om te kiezen voor een externe (van buiten de fracties) voorzitter. De voorzitter dient vanuit de AC te worden gekozen.

Artikel 4

Om de leden van de AC zo goed mogelijk hun taak te laten uitvoeren is het van belang dat zij adequate ondersteuning kunnen krijgen. Het gaat daarbij om secretariële ondersteuning (die vanuit de Griffie wordt geleverd) en er kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het aanbieden van een training o.i.d., toegespitst op de taken van de AC. Ook kan worden gedacht aan het inzetten van (externe) capaciteit bij het uitvoeren van bepaalde taken zoals bijvoorbeeld het onderzoeken van de jaarrekening.

Artikel 8

In de gemeentelijke organisatie zijn meerdere actoren belast met een controlefunctie. Afstemming is belangrijk en daarom wordt voorgesteld om een aantal functionarissen toe te voegen aan de AC als adviseur. Het gaat daarbij om: accountant, gemeentesecretaris, portefeuillehouder financiën, hoofd van de afdeling bedrijfsvoering, Rekenkamer en de griffier.

De adviseurs en overige ambtenaren zullen op verzoek worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de AC.

Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering fungeert als vaste adviseur en wordt standaard uitgenodigd voor de bijeenkomsten van de Auditcommissie.