Officiele publicatie

Reglement Presidium 2016

Behoort bij raadsvoorstel 16-Presidium-01 Herziening Reglement Presidium, Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkwijze Raad en Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen.

De Raad van de gemeente Meerssen in vergadering bijeen op 13 oktober 2016;

Overwegende dat door het Presidium een Reglement Presidium werd vastgesteld d.d. 22-6-2015;

dat er vanuit raadsfracties wijzigingsvoorstellen zijn ingediend welke zijn verwerkt in een door de Raad vast te stellen Reglement Presidium 2016;

Besluit:

  • 1.
    In te trekken het door het Presidium d.d. 22-6-2015 vastgestelde reglement Presidium 2015;
  • 2.
    vast te stellen het reglement regelende de samenstelling en werkwijze van het Presidium van de gemeente Meerssen 2016.

Artikel 1 Begripsbepalingen.

Het Presidium:

het Presidium als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van de gemeente Meerssen.

Artikel 2 Samenstelling.

1.

Het Presidium bestaat uit de raadsvoorzitter en de fractievoorzitters;

2.

Bij verhindering of ontstentenis wordt de voorzitter waargenomen door de plaatsvervangend voorzitter in de Raad;

3.

De griffier alsmede de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering aanwezig. Afgestemd op de agenda is laatstgenoemde functionaris geheel dan wel deels aanwezig;

4.

Bij verhindering of ontstentenis worden de in lid 1 en 3 bedoelde functionarissen waargenomen;

5.

Het Presidium kan anderen uitnodigen een vergadering van het Presidium geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

Artikel 3. De voorzitter.

De voorzitter is belast met:

  • a.
    het voorbereiden en leiden van de vergadering;
  • b.
    het handhaven van de orde;
  • c.
    het naleven van het reglement voor de werkwijze van het Presidium;
  • d.
    het initiëren van evaluatie-momenten en het stimuleren van de verbetering van de werkwijze van het Presidium.

Artikel 4. De griffier.

1.

De griffier heeft als taak het Presidium bij de uitoefening van zijn taak terzijde te staan;

2.

De griffier heeft tijdens de beraadslagingen desgevraagd een adviserende rol. Idem geldt dit voor de gemeentesecretaris.

Artikel 5. Taken.

1.

Het Presidium stelt de voorlopige raadsagenda vast. Daarnaast worden zaken als de vergaderwerkzaamheden/planning van de Raadsbijeenkomsten en ook andere zaken als opleiding, werkbezoeken, infobijeenkomsten, verbetervoorstellen werkwijze, jaarvergaderschema e.d. behandeld;

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 vindt in het besloten deel van het Presidium uitwisseling plaats van informatie tussen de Burgemeester en de Fractievoorzitters over aangelegenheden welke vanwege hun voorlopigheid of anderszins gevoeligheid (nog) niet openbaar gemaakt kunnen worden;

2.

Bij de discussie omtrent de samenstelling van de voorlopige raadsagenda wordt gestreefd naar een meerderheidsadvies. Indien de stemmen staken beslist de zetelverdeling in de Raad hoe de voorlopige raadsagenda wordt doorgezonden ter agendering in de raadsvergadering en ter definitieve vaststelling door de Raad.

Artikel 6. Vergaderingen en vergaderfrequentie.

1.

De agenda- en werkvergaderingen van het Presidium vinden in de regel plaats uiterlijk 10 dagen voor de eerstvolgende raadsvergadering;

2.

Het Presidium vergadert voorts als de voorzitter of tenminste twee leden daartoe verzoeken;

3.

Indien de vergadering is gevraagd door het vereiste aantal leden, wordt zij gehouden uiterlijk binnen 7 dagen nadat het verzoek bij de voorzitter is gedaan;

4.

De voorzitter roept de leden schriftelijk/digitaal op, welke oproep met de daarbij behorende stukken, spoedeisende gevallen daargelaten, tenminste vier dagen voor het tijdstip van de vergadering bij de leden wordt bezorgd.

Artikel 7. Quorum.

1.

Het presidium mag alleen beraadslagen als tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is;

2.

Bij het ontbreken van het vergaderquorum belegt de voorzitter binnen 3 werkdagen een nieuwe vergadering. Het vereiste van lid 1 is dan niet van toepassing.

Artikel 8. Afsprakenlijst.

1.

De samenvatting met daarin louter vervat de gemaakte werkafspraken door het Presidium van het niet besloten gedeelte wordt door de griffier zo spoedig mogelijk doch in ieder geval gelijktijdig met de oproep aan de leden van het Presidium en van de Raad verzonden;

2.

Bij het begin van de vergadering wordt de afsprakenlijst van de vorige vergadering vastgesteld;

3.

Van het besloten gedeelte wordt geen verslag/afsprakenlijst gemaakt.

Artikel 9. Uitleg van het reglement.

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan beslist het Presidium dienaangaande op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10 Openbaarheid.

De verslagen van de vergaderingen van het Presidium zijn openbaar.

Artikel 11. Slotbepaling.

1.

Dit reglement kan worden aangehaald als ‘reglement Presidium 2016’;

2.

Het vastgestelde reglement treedt in werking op 13 oktober 2016 zijnde de dag na de datum van bekendmaking in een ter plaatse verschijnend weekblad en op de gemeentelijke website.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Meerssen d.d. 13 oktober 2016.
De Raad voornoemd,
, de voorzitter
, de griffier