Nieuwsbericht Vacature medewerker Bestuursondersteuning en Kabinet (0,8 – 0,9 fte)
Wil jij meebouwen aan de toekomst van de Gemeente Meerssen? Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een:
Medewerker Bestuursondersteuning en Kabinet (0,8 – 0,9 fte)
Dankzij jou kunnen het college van B&W en de directie zich focussen op dagelijkse uitdagingen!
Wat ga je doen?
Samen met je directe collega ben je in deze functie het eerste aanspreek- en informatiepunt voor burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen directeur en wethouders ten aanzien van inwoners, bedrijven en instellingen. Je levert secretariële ondersteuning en je faciliteert het college en de directie. Het adviseren en (mede) coördineren van adequate representatie van het college behoort ook tot jouw taken.
De werkzaamheden in hoofdlijnen:
- (Complex) agendabeheer van burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen directeur en wethouders en alle daarmee samenhangende werkzaamheden;
- Behandelen en verwerken van brieven, e-mails en overige correspondentie;
- Voorbereiden van, notuleren bij en digitaal verwerken van de stukken van wekelijkse MT-vergaderingen;
- Zorgdragen voor tijdige behandeling, voortgang en afdoening van collegevoorstellen;
- Zorgdragen voor het totale proces rond onderscheidingen, zowel koninklijk als gemeentelijk;
- Uitvoeren van taken t.a.v. zgn. 'oranje-activiteiten', bijvoorbeeld 4 mei-herdenking en 5 mei-viering;
- Ondersteuning van de burgemeester rondom publieke optredens, zoals (huwelijks)jubilea;
- Coördineren, (mee) organiseren en begeleiden van bestuurlijke gemeentelijke ontvangsten, zoals de (nieuwjaars)recepties, huldigingen en ontvangst gedecoreerden;
- Plannen en voorbereiden van officiële aangelegenheden van het college, zoals het voorbereiden van toespraken.
- Signaleren en (mee) organiseren van efficiëntere en effectievere (gedigitaliseerde) werkprocessen binnen het vakgebied.
Deze functie kent sporadisch werkzaamheden in de avond en in het weekend.
Dit ben jij ...
Het college en de directie kunnen dagelijks op jou terugvallen: je ontzorgt graag en bent proactief in het oppakken van allerlei regelzaken. Hierin neem je de verantwoordelijkheid, ben je servicegericht en heb je gevoel voor hospitality. Plannen en organiseren gaat jou goed af. Geen dag is hetzelfde en veel werkzaamheden zijn ad hoc. Doordat je snel kunt schakelen en rust bewaart, weet jij hier goed mee om te gaan. Door jouw nieuwsgierige en positief kritische houding weet je mogelijkheden tot efficiënter en effectiever werken te benoemen en te organiseren. Hierbij is het belangrijk dat je je digitale ontwikkelingen snel eigen maakt en affiniteit hebt met het opzetten van digitale vergaderingen en het werken met een zaaksysteem.
Jij hebt...
- minimaal MBO werk- en denkniveau.
- aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie, het liefst binnen de overheid.
- uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- gevoel voor verhoudingen en organisatie- en bestuurlijke sensitiviteit.
Voor deze functie vereisen we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Waar kom je te werken?
De gemeente Meerssen kent drie afdelingen: Bedrijfsvoering, Ruimte en Samenleving. In totaal werken er ongeveer 130 medewerkers. In deze functie kom je te werken binnen het team Bestuurs- en Managementondersteuning, afdeling Bedrijfsvoering.
Meer weten over het werken bij de gemeente Meerssen? Bekijk ons filmpje: https://youtu.be/WEoCw8Dc26k
Wat biedt de gemeente Meerssen?
Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de Cao gemeenten.
- Salaris: Deze functie is ingedeeld in schaal 7 (max. € 3.612,- op basis van een fulltime dienstverband, salarispeil per 2 januari 2023). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring, hierbij wordt eventueel een aanloopschaal toegepast.
- IKB: Bovenop je salaris ontvang je 17,05% van het bruto jaarsalaris als Individueel Keuze Budget (IKB). Dit kun je naar eigen wens inzetten, bijvoorbeeld om uit te betalen, extra vakantiedagen te kopen of belastingvrij een fiets aan te schaffen.
- Arbeidsovereenkomst: In beginsel ontvang je een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar. Hierbij geldt de intentie om deze, bij goed functioneren, om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
- Adv-opbouw: 1 fte wil zeggen dat je feitelijk per week 40 uur werkt, waarvan je 36 uur betaald krijgt en 4 uur adv opbouwt, die je weer kunt inzetten als verlof. Bij een parttime dienstverband wordt dit naar rato verminderd.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden: zoals pensioenopbouw bij ABP, het flexibel indelen van de werkweek, hybride werken, thuiswerkvergoeding en volop ontwikkelmogelijkheden op zowel persoonlijk als inhoudelijk vlak.
Hier lees je meer over onze arbeidsvoorwaarden (zoals IKB en adv-opbouw).
Interesse? Solliciteer!
We nodigen je van harte uit om je motivatiebrief en CV uiterlijk 3 oktober a.s. online via www.igom.nl in te dienen. Binnen 3 werkdagen na sluiting van de vacature ontvang je een reactie. Houd je alvast ruimte in de agenda vrij voor een eventueel gesprek op maandag 9 oktober of donderdag 12 oktober?
- Het eerste gesprek dient als kennismaking. We gaan in op jouw motivatie, drijfveren, persoonlijkheid, kennis en kunde. Daarnaast vertellen wij meer over de inhoud van de functie, de afdeling, de bedrijfscultuur, enz. Zodoende krijg jij ook meer beeld van het werk en de werkomgeving.
- Na een eerste kennismaking kan er tweede gesprek ingepland worden waarbij we dieper op zaken in gaan.
- Blijkt er na deze gesprekken een match te zijn, dan plannen we een arbeidsvoorwaardengesprek in. Hopelijk mogen we je daarna verwelkomen als nieuwe collega!
Binnen de sollicitatieprocedure kan een online screening worden uitgevoerd (bijvoorbeeld via Google en/of social media), een assessment ingezet worden en/of een referentie opgevraagd worden.
Meer weten?
Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Maurice Gorissen (manager afd. Bedrijfsvoering) via 06-06-44512510. Met vragen over de sollicitatieprocedure kun je bij Sanne Dooper (recruiter) via 06-46597963 terecht. Kijk voor overige informatie op www.meerssen.nl
