Gemeente Meerssen | Instructie voor de griffier 2017

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1:1

In deze instructie wordt verstaan onder:

Griffier: de op grond van artikel 107 van de Gemeentewet door de Raad benoemde

functionaris;

Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de Raad, bestaande uit de

Griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

Werkgeverscommissie: een door de Raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet

ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

Presidium: een door de Raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden

van de agenda’s van de Raad;

Termijnagenda: plannings- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van

(meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de Raad.

Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier

Artikel 2:1

1.

De Griffier verleent advies en bijstand aan de Raad, zijn leden en alle door de Raad ingestelde burgerleden, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

2.

De Griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de Raad.

Artikel 2:2

1.

De Griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

2.

De Griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de Raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3.

De Griffier geeft functioneel leiding aan externen die ten behoeve van de Raad werkzaamheden uitvoeren.

4.

De Griffier rapporteert jaarlijks aan de Raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

5.

De Griffier beheert de budgetten van de Raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de Raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 2:3

1.

De Griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol van de Raad.

2.

De Griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de Burgemeester en de secretaris.

3.

De Griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen Raad en College.

4.

De Griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5.

De Griffier vertegenwoordigt zo nodig de Raad in externe overlegsituaties.

Artikel 2:4

1.

De Griffier ondersteunt het Presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de Raad.

2.

De Griffier adviseert het Presidium of een ingediend voorstel voldoet aan de gestelde eisen conform kwaliteit en volledigheid voor agendering in de Raad en controleert daartoe de voorstellen aan de Raad.

Artikel 2:5

1.

De Griffier adviseert de Raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2.

De Griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3.

De Griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken

actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de Raad.

4.

De Griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het College en de Burgemeester.

5.

De Griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het College.

Artikel 2:6

De Griffier draagt zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de Raad heeft ingesteld op grond van artikel 81a van de Gemeentewet.

Artikel 2:7

1.

De Griffier adviseert de Raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de Raad.

2.

De Griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadsadviesvergadering(en).

3.

De Griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

4.

De griffier draagt, op verzoek van de Raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3:4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2:8

1.

Indien de Griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2.

Bij verhindering of afwezigheid wordt de Griffier vervangen door een daartoe door de Raad aangewezen plaatsvervanger.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 3:1

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de Griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 3:2

Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de griffier van de gemeente Meerssen 2017".

Artikel 3:3

Deze instructie treedt in werking op de dag volgend op die van haar bekendmaking.