Nieuwsbericht Vacature Managementassistente (0,7 fte)
Wil jij meebouwen aan de toekomst van de Gemeente Meerssen? Binnen de afdeling Samenleving zijn wij op zoek naar een:
Managementassistent(e) (0,7 fte)
Dankzij jou kan het management zich focussen op de dagelijkse uitdagingen!
Wat ga je doen?
Als managementassistent(e) ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse secretariële ondersteuning van de manager en medewerkers van de afdeling Samenleving.
De werkzaamheden in hoofdlijnen:
- (Complex) agendabeheer van de manager en alle daarmee samenhangende werkzaamheden (coördinatie en prioritering van afspraken).
- Ondersteunen van de medewerkers van de afdeling Samenleving bij bijvoorbeeld agendabeheer, vastleggen van vergaderruimtes, etc.
- Behandelen en verwerken van e-mails, brieven en overige correspondentie.
- Organiseren, coördineren, bijwonen en notuleren van (bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten.
- Bieden van ondersteuning bij diverse projecten.
- Ondersteunen bij diverse processen, bijvoorbeeld door het signaleren en (mee) organiseren van efficiëntere en effectievere (gedigitaliseerde) werkprocessen.
Binnen het managementsecretariaat werk je samen met de managementassistente van de afdeling Ruimte en de managementassistente van de afdeling Bedrijfsvoering. Daarnaast is er een bestuurssecretariaat (2 personen) die verantwoordelijk zijn voor de secretariële ondersteuning van de bestuurders. Met het bestuurssecretariaat is veel contact omtrent afstemming van agenda's. Bij afwezigheid van een collega vervangt/waarneemt men elkaars werkzaamheden. Hiervoor worden onderling goede afspraken gemaakt.
Dit ben jij ...
De manager en medewerkers van de afdeling kunnen dagelijks op jou terugvallen: je ontzorgt graag en bent proactief in het oppakken van allerlei regelzaken. Hierin neem je de verantwoordelijkheid, ben je daadkrachtig en zoek je actief de samenwerking op.
Het is een dynamische functie: geen dag is hetzelfde en veel werkzaamheden zijn ad hoc. Doordat je snel kunt schakelen, overzicht creëert en rust bewaart, weet jij hier goed mee om te gaan. Plannen en organiseren gaat jou goed af: je weet werkzaamheden te prioriteren en kan structuur aanbrengen. Digitaal werken is overigens een vanzelfsprekendheid voor jou. Je maakt je nieuwe applicaties en systemen snel eigen.
Het werken binnen een gemeente vraagt om politieke sensitiviteit, omgevingsbewustzijn en integriteit. Je gaat in deze functie immers met vertrouwelijke informatie werken.
Jij hebt:
- minimaal MBO werk- en denkniveau.
- aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie, het liefst binnen de overheid.
- affiniteit met het sociaal domein, kunst, cultuur, toerisme, openbare orde en veiligheid, GGD, accommodatiebeleid.
- uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- gevoel voor verhoudingen en organisatie- en bestuurlijke sensitiviteit.
Voor deze functie vereisen we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Waar kom je te werken?
De gemeente Meerssen kent drie afdelingen: Bedrijfsvoering, Ruimte en Samenleving. In totaal werken er ongeveer 130 medewerkers. Meer weten over het werken bij de gemeente Meerssen? Bekijk ons filmpje: https://youtu.be/WEoCw8Dc26k
Wat biedt de gemeente Meerssen?
Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de Cao gemeenten.
- Salaris: Deze functie is ingedeeld in schaal 7 (max. € 3.784,- op basis van een fulltime dienstverband, salarispeil per 1 januari 2024). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring, hierbij wordt eventueel een aanloopschaal toegepast.
- IKB: Bovenop je salaris ontvang je 17,05% van het bruto jaarsalaris als Individueel Keuze Budget (IKB). Dit kun je naar eigen wens inzetten, bijvoorbeeld om uit te betalen, extra vakantiedagen te kopen of belastingvrij een fiets aan te schaffen.
- Arbeidsovereenkomst: In beginsel ontvang je een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar. Hierbij geldt de intentie om deze, bij goed functioneren, om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
- Adv-opbouw: 1 fte wil zeggen dat je feitelijk per week 40 uur werkt, waarvan je 36 uur betaald krijgt en 4 uur adv opbouwt, die je weer kunt inzetten als verlof. Bij een parttime dienstverband wordt dit naar rato verminderd.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden: zoals pensioenopbouw bij ABP, het flexibel indelen van de werkweek, hybride werken, thuiswerkvergoeding en volop ontwikkelmogelijkheden op zowel persoonlijk als inhoudelijk vlak.
Hier lees je meer over onze arbeidsvoorwaarden (zoals IKB en adv-opbouw).
Interesse? Solliciteer!
We nodigen je van harte uit om je motivatiebrief en CV uiterlijk 10 april a.s. online via www.igom.nl in te dienen. Binnen 3 werkdagen na sluiting van de vacature ontvang je een reactie. Houd je alvast ruimte in de agenda vrij voor een eventuele kennismaking op 18 april a.s.?
Binnen de sollicitatieprocedure kan een online screening worden uitgevoerd (bijvoorbeeld via Google en/of social media), een assessment ingezet worden en/of een referentie opgevraagd worden.
Meer weten?
Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Helmy Lalieu (manager afd. Samenleving) via 06-06-55236735. Met vragen over de sollicitatieprocedure kun je bij Sanne Dooper (recruiter) via 06-46597963 terecht. Kijk voor overige informatie op www.meerssen.nl.
