Gemeente Meerssen | Aanvullend Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen t.b.v. digitaal vergaderen gemeente Meerssen 2020

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Digitaal vergaderen

1.

Indien een Raadsadviesvergadering door omstandigheden niet fysiek kan plaatsvinden, bestaat de mogelijkheid om de Raadsadviesvergadering per audio of video-verbinding te doen plaatsvinden.

2.

Ingeval een Raadsadviesvergadering door omstandigheden niet fysiek kan plaatsvinden, besluit het Presidium of de Raadsadviesvergadering of de vergadering al dan niet digitaal plaatsvindt.

3.

Voor zover niet strijdig met dit aanvullende reglement en de Spoedwet digitale besluitvorming decentraal bestuur, blijven de bepalingen uit het vigerende Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen van de gemeente Meerssen 2019 en het Reglement van Orde van toepassing.

Artikel 2 Facilitering en ondersteuning

1.

Er is een instructie beschikbaar waarin wordt uitgelegd met welke applicatie(s) en/of hulpmiddelen digitaal wordt vergaderd en op welke wijze deelnemers aan de audio of video-vergadering kunnen deelnemen.

2.

Raads- en burgerleden kunnen een beroep doen op de griffie voor ondersteuning en facilitering. Indien nodig wordt op grond van de Verordening op de ambtelijke bijstand vanuit de ambtelijke organisatie bijstand verleend.

Hoofdstuk 2 Digitale Raadsadviesvergadering

Artikel 3 Openbaarheid

1.

De Raadsadviesvergadering per audio of video-verbinding is openbaar.

2.

In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt aangegeven waar de vergadering terug te kijken of beluisteren is, dan wel live te volgen is. Indien burgers hierover vragen hebben, kunnen zij informatie inwinnen bij de griffie.

Artikel 4 Voorbereiding van de digitale raadsadviesvergadering

1.

Informatieve en technische vragen worden zo veel mogelijk in het voortraject kenbaar gemaakt. Informatieve of technische vragen kunnen tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de Raadsadviesvergadering worden ingediend bij de griffie. Het college streeft er naar om de beantwoording z.s.m. aan de leden van de Raadsadviesvergadering te doen toekomen. De griffie draagt zorg voor verspreiding van de beantwoording aan de raads- en burgerleden en plaatst de beantwoording in het openbare raadsinformatiesysteem.

2.

Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de raadsadviesvergadering bij de griffie door:

• a.
  welke leden zullen deelnemen aan de digitale vergadering;
• b.
  een (mogelijk) verlaat deelnemen door een lid aan de vergadering;
• c.
  welke leden het woord willen voeren over een agendapunt;

3.

Indien het college een uitnodiging ontvangt voor een audio of video-raadsadviesvergadering, geeft het college uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door:

• a.
  welke collegeleden deelnemen aan de digitale vergadering;
• b.
  welke ambtenaren het college bij zullen staan;

4.

In het geval van eventuele presentaties zal de portefeuillehouder zorgen dat de sheets van de presentatie uiterlijk 24 uur voor de vergadering via de griffie aan de leden van de Raadsadviesvergadering worden toegezonden.

Artikel 5 Spreekrecht door burgers

1.

Burgers kunnen gebruik maken van het spreekrecht door dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffie kenbaar te maken. In samenspraak met de griffie zal afgestemd worden hoe het spreekrecht zal worden ingevuld. De leden van de raadsadviesvergadering zullen hier per e-mail over worden geïnformeerd.

Artikel 6 Aanvang digitale raadsadviesvergadering

1.

Raads- en burgerleden die deelnemen aan de Raadsadviesvergadering zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit van een lid zonder twijfel kunnen vaststellen.

2.

Van raads- en burgerleden wier identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

3.

De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wier identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. Op deze presentielijst wordt nadrukkelijk vermeld dat het om een digitale raadsadviesvergadering gaat. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

Artikel 7 Spreekregels

1.

De voorzitter geeft als eerste het woord aan de raads- en burgerleden die voorafgaand aan de vergadering kenbaar hebben gemaakt dat ze het woord over een agendapunt willen voeren.

2.

Raads- of burgerleden die voorafgaand aan de vergadering niet kenbaar hebben gemaakt het woord over een agendapunt te willen voeren, maar dat toch graag doen, maken dit bij aanvang van de behandeling van het agendapunt kenbaar aan de voorzitter.

3.

Deelnemers van de vergadering zetten bij aanvang van de vergadering de microfoon uit (mute-functie, zie instructie). De voorzitter kan, ten behoeve van de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers uitschakelen.

4.

Indien een deelnemer het woord wenst, maakt hij dit kenbaar door zijn microfoon te activeren. De voorzitter krijgt dan een signaal en kan het woord aan de verzoeker verlenen.

5.

Het staat raads- en burgerleden vrij om hun inbreng schriftelijk voor, tijdens of na afloop van de videovergadering bij de griffie aan te leveren. De griffie plaatst deze in het openbare raadsinformatiesysteem.

Artikel 8 Schorsing van de vergadering

1.

Indien nodig kan de voorzitter de vergadering tot nader order schorsen. In dit geval wordt er een duidelijk tijdstip van hervatting van de vergadering afgesproken.

2.

Tijdens een schorsing in een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de videovergadering. Dat wil zeggen: deelnemers loggen niet uit en verbreken op geen manier de verbinding.

3.

De voorzitter schakelt alle microfoons uit.

4.

Indien een deelnemer dat wenst, kan deze voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen. Voordat de schorsing voorbij is, schakelt de deelnemer de camera en microfoon weer in zodat de identiteit door de voorzitter en griffier weer kan worden vastgesteld.

Artikel 9 Uitbrengen van advies door de Raadsadviesvergadering

1.

Bij het uitbrengen van een advies over het al dan niet behandelrijp zijn van het voorliggende voorstel en het al dan niet zijn van een hamerstuk worden de volgende regels in acht genomen:

• a.
  Per fractie geeft één lid het standpunt van de fractie weer;
• b.
  Het raads- of burgerlid maakt zowel visueel als mondeling het advies kenbaar. Visueel doet hij dat door in beeld zijn duim omhoog (ja, het is behandelrijp / ja, het is een hamerstuk) of omlaag (nee, het is niet behandelrijp / nee, het is geen hamerstuk) te steken.

Artikel 10 Technische aspecten

1.

Raadsleden maken gebruik van ICT-middelen die in bruikleen zijn gegeven door de gemeente. Deze voorzieningen bieden voldoende technische mogelijkheden om volwaardig deel te kunnen nemen aan een video-vergadering.

2.

Deelnemers aan de video-vergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.

3.

Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft, laat hij dit zo snel mogelijk (per sms, WhatsApp, email of chatfunctie) aan de griffie weten.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 11 Uitleg Reglement

1.

Dit reglement dient als aanvulling op het Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen van de gemeente Meerssen 2019.

2.

In gevallen waarin dit reglement of het vigerende Reglement voor de Raadsadviesvergadering niet voorziet, beslist de raadsadviesvergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding

1.

De in deze aanvulling opgenomen bepalingen zijn met onmiddellijke ingang van kracht, na de vaststelling van deze aanvulling op het Reglement voor de Raadsadviesvergaderingen van de gemeente Meerssen 2019.

2.

Deze aanvulling blijft van kracht gedurende de periode waar de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is.